Ile firmę kosztuje chory pracownik?

290,5 mln dni absencji chorobowej, 27,5 mln zwolnień lekarskich i niemal 35 mld zł bezpośrednich wydatków w ciągu jednego roku. Choroba pracownika ma coraz bardziej wymierną cenę. Do rachunku trzeba jednak dopisać również koszty, których nie widać w statystykach ZUS: zastępstwa, nadgodziny, dezorganizację pracy, opóźnienia i spadek produktywności. Problemem jest także to, że wielu Polaków zamiast korzystać ze zwolnienia, pracuje mimo choroby, a nawet podczas L4. Zdrowie pracowników przestaje więc być wyłącznie domeną HR. Coraz częściej staje się tematem dla dyrektorów finansowych i zarządów.

Najnowsze dane Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pokazują skalę zjawiska. W 2025 r. w Polsce wystawiono 27,5 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, które przełożyły się na 290,5 mln dni absencji chorobowej. Przeciętne zwolnienie trwało około 11 dni.

Jeszcze bardziej wymowny jest rachunek ekonomiczny. Wydatki związane z absencją chorobową wyniosły w 2025 r. 34,88 mld zł, o 12,4 proc. więcej niż rok wcześniej. Z tej kwoty 20,71 mld zł stanowiły zasiłki chorobowe finansowane z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Kolejne 14,17 mld zł przypadło na wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowane ze środków zakładów pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

To jednak dopiero początek rachunku. Dla przedsiębiorstwa koszt nieobecności pracownika zaczyna się często tam, gdzie kończą się statystyki ZUS.

Koszt, którego nie widać

Nieobecnego pracownika trzeba zastąpić. Jego obowiązki przejmują inni członkowie zespołu, pojawiają się nadgodziny, konieczność reorganizacji pracy albo przesuwania terminów. W przypadku wysoko wykwalifikowanych specjalistów szybkie znalezienie zastępstwa może być niemożliwe.

Jest też koszt znacznie trudniejszy do policzenia – prezenteizm. Pracownik jest obecny, ale z powodu choroby, bólu, stresu czy przemęczenia pracuje poniżej swoich możliwości. Spada koncentracja i wydajność, rośnie ryzyko błędów. Rzeczywisty koszt problemów zdrowotnych pracowników jest więc większy niż ten widoczny w statystykach dotyczących zwolnień.

Paradoks polega na tym, że część pracowników próbuje ograniczać koszt swojej nieobecności, pozostając aktywna zawodowo mimo choroby. Z punktu widzenia firmy może to jednak oznaczać jedynie przeniesienie kosztu – z absencji na niższą efektywność, większe ryzyko błędów, przedłużanie choroby czy problemy ze zdrowiem innych członków zespołu.

Chory, ale nadal online

Polacy nadal przedkładają pracę nad zdrowie. Z raportu enel-med „Łączy nas zdrowie 2025” wynika, że 60 proc. badanych przyznało, że zdarzyło im się nie skorzystać z L4 mimo choroby. Najczęściej powodem była nadmierna liczba obowiązków zawodowych (27 proc.). W co piątym przypadku (21 proc.) decyzja wynikała z braku zastępstwa. Jednocześnie presja ze strony pracodawcy także nie należy do rzadkości – 12 proc. Polaków deklaruje, że w ich miejscu pracy L4 nie jest mile widziane. Dodatkowo 9 proc. pracowników obawia się utraty pracy, dlatego mimo choroby rezygnuje z odpoczynku.

Co więcej, nawet kiedy pracownik formalnie korzysta już ze zwolnienia, nie zawsze rzeczywiście przerywa pracę. 34 proc. Polaków przyznało, że zdarzyło im się pracować podczas L4, co oznacza wzrost w porównaniu z 2024 r., kiedy takiej odpowiedzi udzieliło 29 proc. respondentów.

Najczęściej chodzi o pilne obowiązki. 18 proc. badanych wykonywało pracę podczas zwolnienia z powodu spraw wymagających ich zaangażowania, 9 proc. robiło to z własnej inicjatywy, aby być na bieżąco, a w 7 proc. przypadków to przełożony oczekiwał dostępności mimo choroby. Jednocześnie 63 proc. deklaruje, że nigdy nie pracowało podczas zwolnienia.

Różnice są szczególnie widoczne między małymi a dużymi organizacjami. Pracownicy mikro, małych i średnich firm znacznie częściej angażują się w pracę podczas L4: 20 proc. z powodu pilnych obowiązków, 10 proc. z własnej woli, a 8 proc. na wyraźne polecenie szefa. W korporacjach wskaźniki te są niższe i wynoszą odpowiednio 13 proc., 6 proc. i 5 proc.

A jak wyjaśnia profesor Małgorzata Dobrowolska, psycholog biznesu i ekspertka w dziedzinie budowania silnej psychiki, odpoczynek to nie luksus, a biologiczna konieczność.

– Przez długi czas najbardziej cenioną kompetencją na rynku była po prostu odporność na zmęczenie – bezrefleksyjne zaciskanie zębów i praca ponad siły. Dziś wiemy, że znacznie większą wartość ma odporność psychiczna – zdolność do regeneracji, adaptacji i powrotu do równowagi po stresie. To ona decyduje o tym, czy będziemy efektywni przez kolejne lata, a nie tygodnie – podkreśla ekspertka.

Ciało też wystawia rachunek

Zdrowie psychiczne nie jest jednak jedynym obszarem, w którym pracownicy płacą cenę za przeciążenie. W 2025 r. choroby układu mięśniowo-szkieletowego i tkanki łącznej odpowiadały za 42,4 mln dni niezdolności do pracy. To między innymi problemy z kręgosłupem, stawami i układem ruchu – dolegliwości dotyczące zarówno pracowników fizycznych, jak i osób spędzających wiele godzin przy biurku.

– 42,4 mln dni niezdolności do pracy to nie tylko problem zdrowotny pracowników, ale także bardzo konkretny problem dla pracodawców. Za każdym takim dniem stoi człowiek, którego nie ma w pracy, ale też koszt zastępstwa, reorganizacji obowiązków i często spadek wydajności całego zespołu. Dlatego o zdrowie układu mięśniowo-szkieletowego warto zadbać, zanim pojawi się zwolnienie lekarskie. I nie zawsze wymaga to wielkich programów. Czasem zaczyna się od dobrze ustawionego stanowiska pracy, możliwości zmiany pozycji, przerw od wielogodzinnego siedzenia czy prostych ćwiczeń wykonywanych w ciągu dnia. W przypadku pracowników fizycznych ogromne znaczenie ma z kolei właściwa organizacja pracy, ograniczanie przeciążeń i uczenie prawidłowych technik podnoszenia czy przenoszenia ciężarów. Dobrym rozwiązaniem może być również szybki dostęp do fizjoterapeuty lub lekarza, gdy pojawiają się pierwsze dolegliwości. Im wcześniej zareagujemy, tym większa szansa, że problem uda się rozwiązać bez długiej przerwy w pracy. Pracodawca powinien więc patrzeć na profilaktykę nie jak na dodatkowy koszt, ale jak na inwestycję w sprawność swoich ludzi. Zdrowy pracownik to nie tylko pracownik, który rzadziej korzysta ze zwolnienia. To także osoba, która może pracować efektywnie, bez bólu i ograniczeń, przez wiele kolejnych lat. W przypadku układu ruchu szczególnie dobrze sprawdza się zasada: lepiej zapobiegać przeciążeniu, niż później płacić za jego konsekwencje – mówi chirurg ortopeda dr Bartłomiej Kacprzak.

Nieprzypadkowo coraz częściej mówi się więc o aktywności fizycznej nie tylko w kontekście zdrowia, lecz także efektywności. Raport WHO i OECD „Step Up!” pokazuje, że kompleksowe działania zwiększające poziom aktywności fizycznej mogą przynieść około 1,7 euro korzyści ekonomicznych na każde zainwestowane euro. Autorzy raportu wskazują również, że programy ograniczające siedzący tryb pracy mogą przynosić wymierne korzyści gospodarcze – w modelach OECD każde 1 euro zainwestowane w takie działania przekładało się na około 4,1 euro korzyści ekonomicznych.

Dla pracodawcy aktywność fizyczna może być więc jednym z elementów szerszej strategii ograniczania przeciążeń i wypalenia. Regularny ruch pomaga nie tylko ograniczać ryzyko wielu chorób, ale także wspiera zdrowie psychiczne i funkcje poznawcze. W firmie oznacza to potencjalnie mniej problemów zdrowotnych, ale też większą szansę na utrzymanie koncentracji i sprawności pracowników.

– Straty finansowe spowodowane brakiem ruchu pracowników to realny problem. Nie chodzi tu jedynie o efekt utraconych dni pracy przez problemy zdrowotne, ale przede wszystkim ogrom godzin spędzonych w biurze w stanie obniżonej wydajności, gdzie nasze działania są mnie efektywne, decyzje wolniejsze, błędy częstsze, a potencjał ludzi niewykorzystany. W dobie permanentnych kryzysów lider nieaktywny fizycznie to lider z drastycznie krótszą wytrzymałością na stres, co przekłada się bezpośrednio na styl zarządzania, kulturę zespołu i tempo wypalania się organizacji. I co najważniejsze w tych czasach – na odporność psychiczną. Czas zacząć traktować ruch jako twardą strategię prewencji wypalenia zawodowego i narzędzie utrzymania wysokiej jakości psychicznej tam, gdzie stawka jest najwyższa – wyjaśnia prof. Dobrowolska.

Zdrowie psychiczne też kosztuje

W 2025 r. zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania odpowiadały za 34,1 mln dni absencji, podczas gdy rok wcześniej było to 30,3 mln. W ciągu zaledwie roku przybyło więc około 3,8 mln takich dni.

Odporność psychiczna (resilience) przestaje być postrzegana jako domena psychologii i terapii. Coraz wyraźniej staje się również kategorią ekonomiczną. W świecie pracy zdolność do radzenia sobie z presją, zmianą i niepewnością nabiera wymiernej wartości. Future of Jobs Światowego Forum Ekonomicznego wskazuje elastyczność, zwinność oraz odporność psychiczną jako jedne z kompetencji znajdujących się w ścisłej czołówce oczekiwań pracodawców. Powód jest prosty: deficyt tych umiejętności przekłada się na realne koszty.

Skala problemu jest widoczna także w danych dotyczących zdrowia psychicznego. Według najnowszych analiz OECD kryzys zdrowia psychicznego zmniejsza roczny PKB krajów europejskich średnio o 1,7 proc. Jednocześnie koszty leczenia zaburzeń psychicznych oraz konsekwencji spadku produktywności sięgają 76 mld euro rocznie. Z perspektywy firm równie istotne są koszty ukryte: absencja, odejścia pracowników oraz prezenteizm, czyli sytuacja, w której pracownik przychodzi do pracy mimo choroby, ale nie jest w stanie funkcjonować z pełną efektywnością.

Inwestowanie w dobrostan psychiczny nie jest więc wyłącznie działaniem wizerunkowym czy elementem polityki HR. Dane Deloitte UK pokazują, że może mieć bardzo konkretny wymiar finansowy: średnio każdy funt przeznaczony na zdrowie psychiczne pracowników przynosił pięciokrotny zwrot, m.in. dzięki ograniczeniu absencji, rotacji i prezenteizmu.

– Musimy wreszcie to głośno powiedzieć: odpuszczanie to nie jest słabość, a mądra strategia. Najbardziej skuteczni liderzy i pracownicy to nie ci, którzy siedzą przed ekranem po 12 godzin na dobę, ale ci, którzy potrafią przełączać się między stanem wysokiego wysiłku a pełną, głęboką regeneracją. Odpoczynek przestał być nagrodą za bycie produktywnym. Stał się absolutnym warunkiem utrzymania tej produktywności – zaznacza profesor Małgorzata Dobrowolska.

Kiedy pracownik nie może zniknąć

Dlaczego pracownicy decydują się pracować mimo choroby? Jednym z kluczowych powodów jest brak zastępowalności.

– Z mojego doświadczenia wynika, że głównym źródłem presji nie zawsze jest bezpośrednie oczekiwanie przełożonego, lecz brak realnej zastępowalności. Pracownicy czują odpowiedzialność za projekty i zespoły, a wiedząc, że nikt nie przejmie ich obowiązków, decydują się pozostać aktywni nawet w czasie choroby. Wzmożona praca podczas L4 wynika więc często z troski o ciągłość procesów, a nie z braku lojalności wobec własnego zdrowia – komentuje Agata Kasperska, HR manager, Fulfilio.

To pokazuje, że problem absencji nie zaczyna się w dniu, w którym pracownik nie pojawia się w biurze. Może być konsekwencją sposobu organizacji pracy, braku rezerwowych zasobów i kultury firmy, w której odpowiedzialność za ciągłość procesów spoczywa na pojedynczych osobach.

Zdrowie pracowników staje się więc elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym i finansowym. Firma, która nie ma zastępstwa dla kluczowej osoby, jest podatna nie tylko na jej chorobę, lecz także na konsekwencje decyzji podejmowanych przez nią w czasie, gdy powinna odpoczywać.

Profilaktyka zamiast rachunku za skutki

To właśnie te dane zmieniają sposób patrzenia na prywatną opiekę zdrowotną finansowaną przez pracodawców.

Abonament medyczny, ubezpieczenie zdrowotne, dostęp do diagnostyki, fizjoterapia czy pomoc psychologiczna przez lata funkcjonowały przede wszystkim jako benefity mające zwiększać atrakcyjność firmy na rynku pracy. Dzisiaj mogą pełnić inną rolę – być elementem zarządzania ryzykiem związanym z absencją.

Nie oznacza to, że każdy program wellbeingowy automatycznie przyniesie przedsiębiorstwu oszczędności. Kluczowe jest dopasowanie działań do rzeczywistych problemów danej organizacji.

Jeżeli główną przyczyną nieobecności są problemy układu ruchu, znaczenie mogą mieć ergonomia stanowisk, szybki dostęp do specjalisty i fizjoterapia. Jeżeli rosną długie zwolnienia związane ze stresem i zaburzeniami psychicznymi, istotny staje się dostęp do psychologa i psychiatry, ale także sposób organizacji pracy.

Profilaktyka przestaje wówczas oznaczać finansowanie przypadkowych benefitów. Staje się inwestycją skierowaną tam, gdzie firma ponosi największe ryzyko zdrowotne i ekonomiczne.

Pracownicy wskazują rozwiązania

Sami pracownicy dostrzegają znaczenie dostępu do opieki zdrowotnej. Z raportu enel-med „Łączy nas zdrowie” wynika, że 43 proc. Polaków wskazało rozbudowane pakiety medyczne jako najskuteczniejsze rozwiązanie ograniczające liczbę zwolnień lekarskich. Rok wcześniej odpowiedziało tak 38 proc. respondentów.

Na kolejnych miejscach znalazły się dodatkowe dni wolne (36 proc.), personalizowane pakiety usług zdrowotnych (22 proc.) oraz działania wspierające work-life balance (21 proc.). Dla 18 proc. pracowników ważne byłyby karty sportowe, a tyle samo osób wskazało na dostęp do psychologa. Co dziesiąty badany uważa, że pomocne byłyby szczepienia w miejscu pracy.

Pracownicy dużych organizacji i sektora MŚP nieco inaczej postrzegają narzędzia wspierające zdrowie. Przedstawiciele korporacji zdecydowanie częściej niż pracownicy mniejszych firm zwracają uwagę na rolę pakietów medycznych (48 proc. vs. 40 proc.), dodatkowych dni wolnych (45 proc. vs. 31 proc.) oraz dostępu do psychologa (22 proc. vs. 17 proc.).

Zdrowie trafia na biurko CFO

Polskie społeczeństwo się starzeje, a wraz z wiekiem pracowników rośnie znaczenie diagnostyki, chorób przewlekłych i profilaktyki. Jednocześnie szybko zwiększa się skala problemów związanych ze zdrowiem psychicznym.

Dla przedsiębiorstw oznacza to, że polityka zdrowotna pracowników nie może być już wyłącznie pozycją w budżecie działu HR.

– Wyniki badania wyraźnie pokazują, że pracownicy oczekują rozwiązań, które realnie ułatwiają im dbanie o zdrowie. Zarówno poprzez szybki dostęp do specjalistów, jak i możliwość odpoczynku wtedy, gdy jest on naprawdę potrzebny. To ważny sygnał dla pracodawców: pakiety medyczne, wsparcie psychologiczne czy dodatkowe dni wolne przestają być postrzegane jako benefity, a stają się fundamentem zdrowego środowiska pracy. W dużych organizacjach coraz wyraźniej widać rosnącą świadomość roli profilaktyki i troski o dobrostan zespołów. Naszym zadaniem jako pracodawców jest tworzenie warunków, które pozwolą zadbać o zdrowie zanim dojdzie do poważniejszej absencji, bo w końcu pracownik z gorączką i katarem nie jest ani efektywny, ani bezpieczny dla innych – mówi Alina Smolarek, dyrektorka HR w enel-med.

290,5 mln dni absencji i niemal 35 mld zł bezpośrednich wydatków w jednym roku pokazują skalę problemu. Rzeczywisty rachunek jest jednak wyższy, jeśli doliczyć zastępstwa, nadgodziny, dezorganizację pracy, prezenteizm i utratę produktywności.

Dobra opieka medyczna nie wyeliminuje chorób ani zwolnień. Może jednak ułatwić wcześniejszą diagnostykę, szybsze rozpoczęcie leczenia i powrót do aktywności zawodowej. Dlatego firmy powinny patrzeć nie tylko na cenę pakietu medycznego, lecz także na koszt problemów, którym można było wcześniej przeciwdziałać. Bo firma może oszczędzać na profilaktyce, a jednocześnie płacić znacznie więcej za jej brak.